採用ブログ

電話よりも大切!?ビジネスメールのマナーと心構え

2019年4月22日

皆さんこんにちは、
採用担当の森竹です。

今回は「メールでのやり取り」にフォーカスしてお話しようと思うのですが、
皆さんはメールに対する苦手意識はありますか?

基本と呼ばれるルールやマナーについて、数多くの書籍やサイトで紹介されているにも関わらず、
「出来ていない」と感じるメールも多いです。

電話であれば、緊張して言葉に詰まった、内容を度忘れした、などと
分かりやすく失敗する事で、苦手を実感する事と思いますが、
メールの場合は、その場は個で完結してしまいますし、
企業側もよほどの事でなければ、わざわざ指摘しない事が多いので、間違いに気づかない事すらあるかもしれません。
つまり電話に比べ、メールが「苦手」「間違っている」という実感がない方も多いのではないかと思います。

———————–

■メールにおけるマナーが大切な理由とは。

個人的には、メール上でのマナーが重要な理由の一つは”情報量の差”にあると考えています。
同じ内容の伝達を行う際、メールは文字だけのコミュニケーションという点で、電話に比べ情報量が少ないです。
常識と言われるマナーやルールが存在する以上、
それが守られていなければ、守られていないなりの印象を与えてしまうのは仕方がありません。
さらに言えばメールはそのすべてがデータとして残ります。
仮に悪い印象を与えてしまった場合、それが形として残ってしまうのです。
そう考えると、マナーやルールには電話以上に気を使うべき、という今回の話もご理解頂けるでのはと思います。

メールにおけるやり取りも、正しい準備と心構えが大切です。
今回は忘れがち、見落としがちなルールやマナーに絞っていくつかご紹介したいと思います。

———————–

■心構えと見落としがちなルール/マナー


・メールは定期的にチェックする癖をつけましょう。
 やり取りが発生する可能性がある場合、基本的には少なくとも1日1回はチェックするようにしましょう。
 メールであれば基本的には時間帯はあまり気にしなくても良いですので、
 返信が必要であれば、その場で返信してしまいましょう。2日も3日も遅れてしまった方が印象が悪いです。

 また、必ずとも返信を求められていないメール、例えば日程調整(確定)のメールなどにも
 「確認しました、宜しくお願い致します。」など確認した旨を伝えると親切です。

・差出人の表示名に注意
 差出人の表示設定にニックネームなどを設定しており、一部の人しか認識できない方や
 社会人として不適切な設定になっている場合があります。
 これまでビジネス以外の場面でメールを使用していた方などは、改めて見直してみてください。

・メールアドレスも同様
 フリーメールなどを使用している方のように、アドレスを自由に設定できる場合に上記と同じ注意が必要です。
 大学管理のアドレスなどのように名前や学籍番号などを使用したものが無難でしょうか。

・件名
 「〇月〇日の面接についてのご質問」など、要件が一目で分かるようなものにしましょう。
 また、メールはやり取りの履歴を残す手段にもなりますので、同様の内容については同じメールに返信する形で行い、
 件名もそのままにしておきましょう。
 別件での連絡が必要な場合は別件として改めてメール送る方が内容が混同せずスマートです。

・必ず読み返す
 送信の前には誤字、脱・衍(えん)字がないか、必ず読み返すようにしましょう。
 これだけでもかなりのミスが減らせます。

・シグネチャ(署名)を設定していますか?
 学生の皆さんであれば、氏名、学校名、連絡先(TEL/メールアドレス)があれば十分でしょう。
 一目見て分かるようなものであればシンプルなもので構いませんので設定しておきましょう。

———————–

■文章そのものに苦手意識のある方は。

敬語表現や文章構成など、文章そのもののについて、苦手意識のある方は、
ビジネスメールの書き方について紹介した書籍やサイトが数多くあるので、
それらを参考にしてみても良いと思います。
ただし全てのやり取りがテンプレート通りにいかないのも事実ですので、
そんな場合は、普段メールでのやりとりをしている方に見てもらう、その人の真似をする、というのが早いです。

・周囲の大人に添削してもらう
 基本的にはプライベートな内容のやり取りではないはずなので、実際に見てもらい、
 ビジネスメールのやり取りに慣れた方に添削してもらう機会をもって頂いても良いでしょう。

・担当者の真似をしてみる
 やり取りしている企業の方の構成などを真似して見るのも良いでしょう。
 ただし、学生の皆さん向けに、あえてフランクに送ってくれている場合もありますのでその点は気を付けましょう。

———————–

■内容によっては別の手段を。

冒頭でもお話した通り、メールは電話に比べ情報量の少ないコミュニケーションツールです。
皆さんが日常利用する、絵文字やスタンプといったものも使用しませんので、
心情、感情を伝えるのもすべて文章を通してになります。

状況にもよりますが、ネガティブな内容の場合は基本的には電話で伝えた方が良いと思います。
もしその企業と縁がなくても、将来企業間でのやり取りをする間柄になる可能性は大いにありますので、
いい加減な印象を与えないように、内容によってはより情報量の多い方法をとる事をお勧めします。

———————–

以上、今回は企業とのメールでのやりとりをテーマにお話ししました。
電話同様数をこなせば基本的には慣れていくものですし、
多くの企業で入社後必要不可欠なツールです。
今のうちにたくさんトライして、経験を重ねてましょう。

 

★———————————————————★
■5月の社員座談会についてご案内
5月はGWもはさみますので、次回の社員座談会まであっという間です。
ぜひ弊社に少しでも興味がある、または選考を受けている方が
いらっしゃいましたらお早めにご応募をお待ちしております!

・開催日時
 5月17日(金) 19:00-21:00
・開催テーマ
 『シンカーミクセルのマネジメント制度について知ろう!』
・お申込み方法
 メールにてご連絡いただくか、お電話でも受け付けております
・備考
 状況によっては終了時間が延びる可能性があります
 途中参加、途中退出なども可能ですので、気軽にご相談ください!
★———————————————————★

■弊社の会社説明会(一次選考直結)のご案内(4月)

04月22日(月)14:00~17:30
04月24日(水)14:00~17:30
04月26日(金)14:00~17:30

■弊社の会社説明会(一次選考直結)のご案内(5月)

05月07日(火)14:00~17:30
05月10日(金)14:00~17:30
05月13日(月)14:00~17:30
05月16日(木)14:00~17:30
05月21日(火)14:00~17:30
05月23日(木)14:00~17:30
05月24日(金)14:00~17:30
05月27日(月) 14:00~17:30
05月29日(水)14:00~17:30

採用担当(人材開発室)
〒107-6243 東京都港区赤坂9-7-1
ミッドタウン・タワー43F
Tel:03-6440-0820 (平日 9:00~18:00)
E-mail:xgate@xon.jp

■リクナビはこちら 

※沖縄オフィス開催の説明会はこちらから
https://job.rikunabi.com/2020/company/r710800043/?isc=ps341 

———————————————

最後まで読んで頂き、ありがとうございました。

ENTRY採用エントリーはこちらから